Onze ondersteunende diensten behandelen dagelijks talrijke klantvragen, ook de burgergerichte diensten doen dit, voor de externe klant. We beschikken over een tool die daarvoor heel erg geschikt is: Topdesk. Momenteel onderbenutten we deze tool schromelijk. We willen Topdesk zo inrichten opdat deze klantvragen snel en accuraat kunnen worden beantwoord.

Stand van zaken - indicator

G

Stand van zaken

2024:

Digitalisering

Tijdens het voorbije jaar is er in het lokaal bestuur Eeklo ingezet op digitalisering. Zo heeft de dienst ICT meerdere processen gedigitaliseerd via power app/automate. O.a. de volgende processen werden geautomatiseerd in Power apps:

  • het proces aanvragen vorming voor interne medewerkers;
  • de processen in- en uit dienst werden uitgebouwd en waren eind 2024 in testfase; 
  • de plannen om de aanvragen voor de verschillende verlofstelsels van interne medewerkers uit te bouwen liggen klaar;
  • het proces aanvragen toegang (= externe platformen waar de interne medewerker toegang tot moet krijgen). De aanvragen komen na de behandeling automatisch in een lijst waarin kan gefilterd worden. 

De uitgebouwde flows genereren een hoge interne klantentevredenheid.

Audits

In 2024 vond de interne audit proces uithuiszetting plaats door Audio. Dit is een heel gevoelig proces. Het OCMW heeft daarin een taak: het begeleiden van de huurder met als doel de uithuiszetting te voorkomen. Het stadsbestuur moet dan bij een effectieve uithuiszetting de goederen die op de openbare weg gezet worden, ophalen en stockeren. Deze audit genereerde een beperkt aantal aanbevelingen. Eén daarvan is de slechte stockageplaats die we op dat moment in gebruik hadden, met name de containers op de parking van het stadskantoor. Deze aanbeveling zal weggewerkt worden door de goederen op te slaan in voormalige gebouwen van de douane aan de Gentse Steenweg.

In de maanden mei/juni 2024 vond ook de interne audit voorraadbeheer plaats in ons bestuur door Audio. Een tiental voorraden werd onder de loep genomen. Deze audit genereerde een verslag met heel waardevolle aanbevelingen. De stafmedewerker procesbeheer zal samen met de coördinator facility, een administratief medewerker van gebouwenbeheer en het diensthoofd interne organisatie een projectgroep opzetten om het voorraadbeheer in onze organisatie vorm te geven.

Keuze midofficepakket

In de werkgroep Midoffice wordt de afweging gemaakt hoe we in de toekomst processen als inschrijven post, dossiervorming en notulering willen vorm geven. 
De werkgroep evalueerde de huidige tool Corsa van BCT, onderzocht de alternatieven (o.a. LB365, Cevi) en bracht o.a. een bezoek aan gemeentebestuur Destelbergen ter inspiratie. In 2025 zal de knoop doorgehakt worden.

iGEN versus de Lokale Producten- en Dienstencatalogus LPDC

Wat betreft het verder gebruik van iGEN, eveneens een tool van BCT, is de keuze eind 2024 gemaakt om de tool te verlaten en de gratis tool van Vlaanderen, de LPDC, als alternatief te omarmen. BCT verdubbelde immers de kostprijs van deze tool. Binnen iGEN houden we de unieke bron van de producten bij die op de website gepubliceerd zijn. Dit kan eveneens in de LPDC, van waaruit de producten doorstromen naar onze website maar eveneens naar een aantal platforms van Vlaanderen met name de Rechtenverkenner, Your Europe en op termijn ook naar het Verenigingsloket en het Ondernemersloket. Er werd ondertussen begonnen met het overzetten van de producten in de LPDC.

AI

De stafmedewerker procesbeheer volgde in juni 2024 een opleiding bij Paulo waar ze de mogelijkheden van AI leerde gebruiken. Deze zijn enorm. Tijdsbesparing, efficiëntie, creatieve ideeën opdoen, het kan het allemaal. Maar er zijn ook risico’s. Binnen de werkgroep AI rollen we een heel plan uit om onze medewerkers te voorzien van de mogelijkheden en de risico's ervan. Vlaanderen neemt het voortouw door ons instrumenten aan te reiken die we mogen aanpassen. Het document van Vlaanderen Richtlijnen AI werd aangepast aan de noden van Eeklo en zal in 2025 voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau alsook aan de vakorganisaties. Vanaf 02/02/2025 ben je namelijk als werkgever in eerste instantie verplicht om maatregelen te treffen die zorgen voor een voldoende niveau van AI-geletterdheid bij jouw werknemers. AI-geletterdheid omvat de vaardigheden en kennis die iedereen binnen de organisatie die werkt met AI-systemen, nodig heeft om deze systemen op een geïnformeerde manier te gebruiken en zich bewust te zijn van de kansen, maar ook de risico's en mogelijke schade die AI kan veroorzaken. Deze richtlijnen dragen daartoe bij.

Status

in uitvoering

Financiële tabel 2024

JR 2024 MJP 2024
Totaal 0,00 0,00