Financiële risico's

Omschrijving

De financiële risico’s betreffen een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s die Eeklo als bestuur loopt en hoe Eeklo deze denkt onder controle te kunnen houden.
Het is onmogelijk om alle risico's in kaart te brengen. In samenspraak met de collega organisatiebeheersing zullen we op zoek gaan om zoveel mogelijk beheersmaatregelen in kaart te brengen en onder controle te houden. Onderstaand overzicht brengt bepaalde risico’s in kaart .

Bestelaanvragen / interne kredietaanpassingen
Om financiële risico's te beperken worden er geen bestelaanvragen met onvoldoende budget toegelaten. Om hierop te anticiperen en de diensten nog mogelijkheden te geven om flexibel om te gaan met budgetten werd een een proces interne kredietaanpassing ingevoerd in 2025 waarin diensten middelen kunnen verschuiven tussen hun eigen budgetposten. De aangevraagde intern kredietverschuivingen (IKA) dienen gefiatteerd te worden door het diensthoofd en de financieel directeur en goedgekeurd te worden door het vast bureau of het college van burgemeester en schepenen. Eens de goedgekeurde IKA ingebracht is in de software kan de dienst opnieuw bestelaanvragen indienen.
Er zal ook extra aandacht besteed worden of er voor elke factuur vooraf een goedgekeurde bestelbon was. Indien dit niet zo is, zullen de nodige maatregelen genomen worden zodat dit risico ingedekt wordt.

Risico minder operationele ontvangsten en meer uitgaven inflatie / onvoorziene omstandigheden
De financiële ervaringen nav de COVID-19-crisis, de oorlog en de bijhorende inflatiestijgingen hebben ons geleerd dat er enigzinds een financiële buffer nodig is om onvoorziene omstandigheden op te vangen. Daarenboven mogen we ook stellen dat de prijzen geen daling meer zullen kennen tot wat het geweest is.
Daarom werd er gestreefd om het budgettair resultaat jaarlijks hoger dan 5 miljoen euro te laten. Dit minimum wordt jaarlijks gehaald, doch we moeten echter omzichtig blijven omspringen en de nodige budgettaire reserve houden om tegenslagen tegen te gaan.
Indien we vaststellen dat de inflatie toch opnieuw een negatief effect zou hebben, kunnen we schakelen door een aanpassing meerjarenplanning voor te leggen ter vaststelling aan de gemeenteraad.
We moeten blijvend op onze hoede zijn, want het is onzeker wat de invoerheffingen van Amerika, verschillende oorlogen, beslissingen van andere regeringen, ... als effect zullen hebben op de economie.

Verder stellen we vast dat onze partners de prijsstijgingen die voor hen ook plaatsvonden doorrekenen aan ons als OCMW en STAD. Dit zorgt naast onze eigen rechtstreekse prijsverhogingen nog voor een extra verhogend effect op onze budgetten en dus ook als effect op ons resultaat. Het risico stelt zich hier dat de meeruitgaven bij onze partners doorgerekend worden aan ons en andere besturen en wij dus als partner minder impact hebben op de bijsturing van uitgaven / extra inzet doen voor inkomsten bv. uit subsidies. 

Stijgende loonkosten en sociale uitkeringen door automatische indexering
Als de spilindex bereikt of overschreden wordt, stijgen de wedden in de publieke sector 2 maanden later met 2%. Ook de sociale uitkeringen zijn onderhevig aan de spilindex.
Personeelssubsidies onderhevig aan indexatie werden mee geïndexeerd, doch dit betreft niet alle subsidies verbonden aan personeelskosten.

Pensioenlasten:
De pensioenlasten voor mandatarissen en statutairen stijgt.
Aan de voorwaarden van de  responsabiliseringsbijdrage wordt gesleuteld. Deresponsabiliseringsbijdrage is verschuldigd door de lokale besturen waarvan de pensioenlast , voor hun gewezen vastbenoemde personeelsleden en/of hun rechthebbenden meer bedraagt dan de wettelijke basispensioenbijdragen  die voor datzelfde jaar zijn betaald. Het verschil tussen beide (=deficit) wordt vermenigvuldigd met de responsabiliseringscoëfficiënt en het resultaat vormt het bedrag van de bruto responsabiliseringsbijdrage. De responsabiliseringscoëfficiënt is een (tijdelijke) korting die deficitaire besturen genieten op hun deficit.
De responsabiliseringsbijdrage zorgt er met andere woorden voor dat de ene gemeente niet moet opdraaien voor de opgebouwde pensioenlast van de andere.

De pensioenlast van de gewezen vastbenoemde personeelsleden: deze pensioenlast daalt bij het overlijden van een gepensioneerd voormalig statutair personeelslid. De pensioenlast stijgt telkens er een statutair personeelslid met pensioen gaat.
De verhoging van de wettelijke pensioenleeftijd heeft een tijdelijk positief gevolg voor de evolutie van de te betalen responsabiliseringsbijdrage. Statutaire ambtenaren gaan immers een paar jaar later met pensioen. Gedurende die jaren spijst de stad verder de pensioenkas, terwijl aan de betrokken ambtenaren gedurende die extra jaren nog geen pensioen dient uitbetaald te worden.

Het is belangrijk om regelmatig de evolutie van de responsabiliseringsbijdrage te monitoren door de ramingen bij pensioendienst op te vragen.
Er werd een visie uitgewerkt door het bestuur waarbij statutairen steeds worden vervangen door contractuelen.

Daarnaast is in het meerjarenplan voorzien om het pensioenfonds voor statutairen aan te spreken, zodat de verzwaring van de pensioenlast op deze manier kan getemperd worden.

Werkingstoelagen aan verbonden entiteiten : politiezone, hulpverleningszone, kerkfabrieken, …
De verbonden entiteiten zijn blootgesteld aan dezelfde risico’s als de stad / OCMW. Het is daarom niet uitgesloten dat de stad / OCMW ook aan hen uiteindelijk een hogere toelage zal moeten uitkeren dan nu werd ingeschreven in hun meerjarenplan.
Ook aan onze verbonden entiteiten wordt gevraagd om actief om te gaan met deze risico’s en de nodige maatregelen te nemen, zodoende een verhoging van de toelagen te beperken of zelfs uit te sluiten.
Voor wat de verbonden entiteiten politie, hulpverleningszone en kerkfabrieken betreft, kunnen we zeggen dat we hier nog weinig rechtstreeks verband mochten ervaren. Dit omdat reserves niet altijd terugkeren naar de stad. Het risico is dat de verbonden entiteiten reserves opbouwen en zo de middelen van de stad Eeklo uitholt. Terugkeer van overschotten bij onze verbonden entiteiten zorgt voor transparantie in de boekhouding van onze verbonden entiteiten, maar ook in onze eigen boekhouding.

Stijgende renten en intresten
Vanaf 01/09/2022 rekenen onze financiële banken geen negatieve rente meer aan voor gelden op onze rekening. Op vandaag mogen we zelfs spreken dat we opnieuw rendement halen op onze beleggingsrekeningen, doch de rendementen dalen jaar na jaar. Door de grote investeringsuitgaven in 2023 en verder in 2024-2025 is er een afbouw van onze budgettaire ruimte, waardoor we met ons liquide minder kunnen beleggen.
Deze medaille heeft dan ook een keerzijde, namelijk de stijgende rentes zorgen ervoor dat leningen steeds duurder worden. Doch binnen de stad en het OCMW Eeklo hebben we een spreiding van onze kredietportefeuille waarin verschillende kredieten opgenomen zijn met een vaste intrest en met een lage intrestvoet. Het zijn echter de kredieten met een hoge intrestvoet en waarbij de intrestvoet periodiek herzien wordt dat we extra in het oog moeten houden.
Er is in 2027 een bijkomende lening ingeschreven van € 6.000.000.
Extra gaan lenen zorgt voor extra leningskosten en een bijkomende druk op de autofinancieringsmarge.

Toegestane (bank)waarborgen
Het stadsbestuur staat in bepaalde gevallen borg bij financiële instellingen voor leningen van andere organisaties, bv. voor de kerkfabriek Sint-Antonius ikv de restauratiewerken.
Het risico neemt toe naarmate de stad minder zicht of impact heeft op het financieel beheer van de organisatie waarvoor er borg verleend wordt en is nooit helemaal weg.
Doch we kunnen stellen dat de kerkfabriek Sint-Antonius de cijfers van het meerjarenplan en de jaarrekening tijdig voorlegt, waardoor we toch zicht hebben op hun financiële ruimte.

Debiteurenbeheer
Er wordt blijvend extra aandacht besteed aan het debiteurenbeheer.
Het is mooi om de vorderingen te boeken die budgettair een positief verhaal brengen in de aanpassing meerjarenplanning / jaarrekening, doch het vorderen op zich zorgt ervoor dat het bestuur Eeklo effectief voldoende liquiditeiten heeft om alles te betalen.
Een goede samenwerking met de maatschappelijk assistenten van ons OCMW Eeklo of andere OCMW’s, met schuldbemiddelaars en sociale inning via de deurwaarder, de toezegging van afbetalingsplannen, … zorgt ervoor dat we sociaal gaan invorderen.
De historische achterstand wordt kleiner, doch kon nog niet volledig weggewerkt worden door tekort aan personeel op de financiële dienst. In 2026 zullen we bij wijze van inkoop van consultancy nog een extra opschoon doen voor de achterstand.
Het proces debiteurenbeheer zal onder de loep genomen worden.

Fraude in betalingsverkeer
Ook rond het dagelijks betaalverkeer van lokale besturen vallen een aantal risico’s te noteren. Er zijn immers concrete fraudegevallen gekend bij andere besturen waarbij facturen van leveranciers onderschept worden door oplichters, die vervolgens een quasi perfecte kopie overmaken aan het lokaal bestuur met dien verstande dat het rekeningnummer aangepast werd. Op die manier tracht men grote sommen geld te onderscheppen.
Ook Eeklo heeft reeds te maken gehad met phising, doch door bijsturing van interne procedures verlaagd de kans reëel.

Daarnaast wordt er intern ingezet op functiescheiding, waarbij eventuele fraude intern gemakkelijker traceerbaar wordt en de kans op betalingen naar foutieve rekeningen kleiner wordt.

Bij het uitbetalen van de aanrekeningen aan de leveranciers, wordt er in specifieke gevallen gekeken of er een verplichte inhoudingsplicht is. Bij verplichte inhouding ikv RSZ of BTW, wordt dit toegepast en wordt er intern gekeken of er nog openstaande schulden zijn van deze leverancier aan Eeklo. Dit betreft meestal leveranciers met liquiditeitsproblemen. Door de inhoudingsplicht te koppelen aan openstaande vorderingen, kunnen we kort op de bal spelen voor het innen van gelden bij onze leveranciers vooraleer zij met echte financiële problemen te kampen hebben.

Betwistingen en rechtzaken
Inwoners en bedrijven vinden steeds vaker de weg naar juridische procedures om hun gelijk te halen in een dispuut waarin de lokale overheden betrokken zijn.
Daarom is het belangrijk dat belasting-, retributie en andere reglementen duidelijk en onbetwistbaar opgemaakt worden met zo min mogelijk uitzonderingen.

Inzet van middelen:
Het is belangrijk om onze middelen (personeel, financieel, infrastructuur, ...) op een optimale manier in te zetten. Indien dit niet gehanteerd wordt, dreigen we middelen te verliezen of te bereiken doelen uit het oog te verliezen. Een analyse van de middelen is dan ook nodig.
Overbelasting van personeel zorgt voor uitval, extra belasting collega's, verlies van kennis, taken die niet uitgevoerd worden, ... al dan niet met financiële gevolgen.
Huren van infrastructuur terwijl andere infrastructuur leeg staat, zorgt voor dubbele kosten. Op dit risico wordt nu in de komende periode geanticipeerd.

Correcte verwerking:
In de boekhouding zijn zaken vastgesteld die foutief verwerkt werden of zaken die niet werden opgevolgd.
Een voorbeeld hiervan is de boeking van Farys, waarbij het boekingsschema opgelegd door het Agentschap Binnenlands Bestuur niet gevolgd werd. Gezien de correctie boekhoudkundig een grote impact heeft, werd dit in 2025 uitgezocht en heeft dit eveneens een impact op dit meerjarenplan.
Daarnaast is een goede doorstroming van informatie tussen de diensten heel belangrijk. Om emailtjes te verminderen en dossiers meer samen te houden, wordt er verder ingezet op digitalisering door het indienen van verzoeken voor verwerking via Topdesk of via teams. Zo hebben dossiers een meer samenhangend geheel en hoef je maar 1 dossier te openen voor de stand van zaken ipv vele emailtjes. Zo wordt de nodige informatie centraal bewaard / beheerd door verschillende collega's. Dit en het inzetten van doublures voor taken is een goede stap vooruit ikv (digitale) optimalisatie van de financiële dienst.