Deze plannen zijn te realiseren i.s.m. ICT, interne organisatie en al de klantgerichte diensten. Voor het uitbouwen van de eerste lijn is het nodig om de burgergerichte processen te beschrijven en te optimaliseren. Het verkorten van de doorlooptijd en klantvriendelijke bejegening zijn in die zin heel belangrijk.

Stand van zaken - indicator

G

Stand van zaken

2023: Het proces meldingen publieke ruimte: er zijn in het voorjaar van 2023 enkele testcases door een extern testpanel uitgevoerd zodat zij de 'as is' konden testen. In juli werd de feedback geanalyseerd. Deze wees uit dat er niet direct grote veranderingen in het formulier moesten worden ingebracht. Samen met de dienst communicatie deden we enkele bijsturingen om het gebruiksgemak te verbeteren. Zo werd de interface van de website hertekend. Er werd gekozen om zoveel mogelijk details te laten inbrengen door de burger. Op die manier worden het merendeel van de meldingen automatisch doorgestuurd naar de juiste dienst. Ondertussen werd gewerkt aan de antwoordmails. Deze zijn gekoppeld aan bepaalde statussen en zullen automatisch worden verstuurd. 

Er werd ook gewerkt aan de koppeling met de planningstool. Via deze tool worden de taken gecommuniceerd met de ploegen die de taken op het terrein moeten oplossen. Verder werden afspraken gemaakt over de statussen en de feedback die gegeven wordt aan de melder/burger over de aanpak of het wegwerken van de melding.

Het proces meldingen publieke ruimte loopt backoffice ondertussen meer gestroomlijnd. Er zijn behandelaarsgroepen aangemaakt en de meldingen van een deel van de items op de website komen rechtstreeks in de behandelaarsgroep die de meewerkende ploegverantwoordelijken beheren. Andere items komen rechtstreeks in de behandelaarsgroep die beheerd wordt door de coördinatoren. Deze items worden meegenomen in overleg met schepen en leidinggevenden. 

Eens alles op punt is, communiceren we aan de interne organisatie dat er één oprit is om alles in te geven: via het meldingsformulier als het over een melding gaat van de burger. Als het gaat over een melding van de medewerker zelf, dan kan de melding ook doorgegeven worden via de servicedesk.

Status

in uitvoering

Financiële tabel 2023

MJP 2023 JR 2023