Omschrijving

Organisatiebeheersing loopt doorheen het volledige lokaal bestuur, het vloeit voort uit artikel 217 van het decreet lokaal bestuur. De regisseur is het plaatselijk auditcomité, maar ook het managementteam volgt mee op. De stafmedewerker procesbeheer spoort daarbij de diensten aan om de verbeterpunten aan te pakken die voortvloeien uit audits of globale rapporten van Audit Vlaanderen. De audits worden gevoerd door een externe partner. De globale rapporten van Audit Vlaanderen worden benut om de processen in het lokaal bestuur Eeklo af te toetsen en na te gaan of er optimalisaties mogelijk zijn.

Stand van zaken - indicator

G

Stand van zaken

1ste helft 2026

Wat betreft organisatiebeheersing zijn er de volgende grote thema's te belichten. 

Audit voorraadbeheer: Audio voerde deze audit uit tijdens de zomer van 2024. Er is eerder een roadmap opgesteld. Ontvangst goederen, dat proces werd geoptimaliseerd zodat de doorlooptijd korter werd en de risico's verminderden. Het volgende wat op het programma staat, is het opruimen van het magazijn.

Audit intergemeentelijke samenwerkingen: deze audit vond plaats tijdens het najaar van 2025. Ondertussen heeft de verantwoordelijke ambtenaar de organisatie verlaten. Daardoor kon het eindverslag niet tijdig gefinaliseerd worden. Er is ook nog geen actieplan opgemaakt, er is geen ambtenaar die dit momenteel behandelt . 

Opvolgaudit HRM: Audio voerde deze uit begin zomer 2026. Daarin werd duidelijk dat het merendeel van de verbeterpunten uit de oorspronkelijke audit van 2019 weggewerkt zijn. De verbeterpunten wat betreft opleidingen staan nog open. 

Externe audit noodplanning: Audit Vlaanderen voerde deze uit tijdens het voorjaar 2026. Volgens deze audit is het volgende niet onder controle: rollen, verantwoordelijkheden, eigenaarschap waardoor de sleutelfiguren hun taken onvoldoende of inefficiënt opnemen bij een noodsituatie. 
Tijdens elke externe audit wordt het organisatiebeheersingssysteem onder de loep genomen. Ook hier is er een aanbeveling. Het gaat over de globale verbetercyclus, risicohantering en betrokkenheid MAT bij het realiseren van de verbeteracties. Daar scoort het lokaal bestuur Eeklo onvoldoende.

Procesbeheer financiële dienst: tijdens het voorjaar werden de processen zoals ze nu verlopen in kaart gebracht met de bedoeling om deze te optimaliseren. 

Kennismanagement van de eerste lijn: begin zomer 2026 ging de Infobalie in het Stadhuis van start. Daarvoor werden kennisdocumenten opgemaakt, de zogenaamde beslissingsbomen. 

Status

in uitvoering