Interne omgevingsanalyse

De interne omgevingsanalyse bestaat uit een aantal hoofdstukken:

• verslag organisatiebrede zelfevaluatie 2022
• uitgevoerde audits
• resultaten Welzijnswijzerbevraging 2023
• traject interne organisatie 2024
• enkele indicatoren van de interne werking: we geven hieronder een aantal indicatoren weer van de werking van Eeklo als lokaal bestuur, vanuit diverse diensten: HR, mobiliteit, vrijetijdsdiensten, Kunstacademie ...

In het kader van het project organisatiebrede zelfevaluatie stelden we in het voorjaar 2022 een projectteam samen van een tiental collega’s, verspreid over de hele organisatie (grondgebiedzaken, zorg- en ouderenbeleid, sport, financiële dienst, beleidscel, omgeving, IT, secretariaat, cultuur).
Alle thema’s uit de Leidraad organisatiebeheersing werden door het projectteam besproken: organisatiestructuur, HRM, organisatiecultuur, ICT, informatie & communicatie, financieel management, facilitair management, doelstellingen & procesmanagement, organisatiebeheersing, belanghebbendenmanagement en monitoring. Van elk van de vergadermomenten werd een verslag gemaakt.
Daarna puurden we de actiepunten uit de verslagen en stelden we een prioritering voor die het MAT en het plaatselijk auditcomité goedkeurden.

De organisatiebrede zelfevaluatie leidde ook tot een 10-tal quick-wins, waarvan er al diverse zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn. Dit resulteerde onder meer in een nieuwsbrief rond organisatiebeheersing, digitaal ondertekenen, traject rond missie/visie/waarden, enz

Afname Welzijnsenquête (Securex) - februari – maart 2023
Bevraging:

• gezondheid;
• psychosociaal welzijn (5 A’s);
• ergonomie;
• arbeidshygiëne;
• veiligheid en enkele HR parameters.

Responsgraad: Stad: 70% - OCMW: 86%.

Resultaten Welzijnswijzer OCMW

Resultaten Welzijnswijzer stad

Reeds opgestarte/ondernomen acties

Arbeidsorganisatie

• investeren in groepsdynamica bij enkele diensten => begeleiding externe consultant Alert;
• bevorderen van de communicatie tussen collega’s schoonmaak gebouwen => organisatie van een ToolBoxMeeting (personeelszaken, dienstmededelingen, preventie …) op kwartaalbasis;
• cliëntmanagement in de thuiszorg => nieuw softwarepakket Déhora.

Arbeidsinhoud

• personeelstekort:
  • ondersteuning via consultancy (financiën, burgerzaken) en gerichte uitzendarbeid (BKO); 
  • extra inzet personeel (burgerzaken).

Maar = hulp op korte termijn, geen structurele oplossing (zie infra – kwantitatieve werkvereisten). 

Arbeidsvoorwaarden

• blijvend inzetten op doorgroeimogelijkheden  => vacatures worden eerst via mobiliteit/bevordering open verklaard;
• contracten 28,5/38 in BKO aanbieden i.p.v. halftijdse contracten => 4/5 contracten worden aangeboden voor meer instroom (mogelijkheid flexi-job).

Arbeidsomgeving

• lawaai Verbauwenbad (redders): op maat gemaakte otoplastieken aangekocht voor 16 personen;
• lawaai landschapsbureaus stadskantoor: landschapsbureaus werden in samenspraak met gebouwenbeheer anders ingedeeld;
• ventilatie Kubiek landschapszaal: ventilatiekoepels hersteld;
• extra hardware (stille ruimtes, zit-sta bureau op medisch advies);
• info omtrent verzekering bij dienstreizen met cliënten (overgemaakt 05/03/2024).

Acties in de pijplijn (via nieuwe RPR)

Arbeidsorganisatie

• kortere doorlooptijd selecties => nieuwe aanpak werving en selectie.

Arbeidsvoorwaarden

• overdracht verlofdagen naar volgend jaar => 5 werkdagen;    
• terugbetaling parkeerkosten bij dienstreizen => alle kosten worden terugbetaald;
• woon-werkverkeer met de fiets: de meest aangewezen en veiligste route i.p.v. de kortste route voor fietsvergoeding.

Te ondernemen acties met hoge prioriteit (feedback uit bevraging - verbeteracties)

Domein arbeidsorganisatie

COMMUNICATIE

• probleem algemene informatiedoorstroom in de organisatie => intranet als centrale informatiebron inclusief GPS;
• communicatie met andere diensten: slechte bereikbaarheid van sommige diensten, feedback i.v.m. stavaza meldingen, overleg-vergadercultuur, te veel kanalen  => kader vergaderetiquette;
• communicatie binnen de dienst: te weinig (gestructureerd) overleg/open communicatie => ondersteunen LG via leidinggevendentraject (start eind 2024);
• opstellen intern communicatieplan i.s.m. communicatiedienst:
  
  • huidige situatieanalyse;
  • doelstellingen;
  • doelgroepen;
  • communicatiemiddelen;
  • implementatieplan.

ONTHAAL

• betere begeleiding nieuwe medewerkers;
• onthaal nieuwe medewerkers.

=> Opmaak preboarding/onboardingbeleid met

• een inventaris van alle relevante informatie;
• een traject afgestemd op de al opgebouwde expertise;
• peter-/meterschap/buddy.

TEAMBUILDING

• binnen de werkuren ter bevordering van de sociale cohesie;
• inbedden in het attentiebeleid;

=> uitwerken van een voorstel: om extra connectie te creëren: idee: 1 dag teambuilding/jaar met in de voormiddag inhoudelijke vorming en in de namiddag activiteit (kruisbestuiving over de diensten heen).

LEAN MANAGEMENT

• alles duurt te lang b.v. sollicitatieprocedures, terugkoppeling VB/CBS, vervangingen personeel, nog veel zaken op papier…

=> Lean management, digitalisering i.s.m. ICT en procesbeheer.

Domein arbeidsinhoud

KWANTITATIEVE WERKVEREISTEN

• personeelstekort: kader invullen, afwezigen sneller vervangen, andere instroomkanalen aanboren, oprichten van allround teams (b.v. evenementen);
• constant hoge werkdruk.

Actie: 2025: analyse en vergelijking met andere gemeenten op vlak van personeelsbezetting (aantal personeelsleden en niveau) met als doel een personeelsplan voor de komende jaren op te maken.

COGNITIEVE BELASTING

• hoge complexiteit van dossiers met te weinig tijd om zich te verdiepen in de wetgeving;
• hoge inhoudelijke verwachtingen met veel verantwoordelijkheid.

Actie: 2025: analyse en vergelijking met andere gemeenten op vlak van personeelsbezetting (aantal personeelsleden en niveau) met als doel een personeelsplan voor de komende jaren op te maken.

EMOTIONELE BELASTING

• kinderbegeleiding (zorgkinderen);
• sportmedewerkers (die rol van opvoeder opnemen);
• baliemedewerkers (agressie).

Vorming, intervisie, overleg met zorgcoördinatoren van de school.
Mindlab leerplatform: gebruik 21,21% van het personeelsbestand.

Domein arbeidsvoorwaarden

TELEWERK EN TIJDSREGISTRATIE

Evaluatie telewerkkader/policy en afsprakenkader tijdsregistratie.

VAKANTIEDAGEN/FEESTDAGEN

• zelfde aantal verlofdagen/feestdagen voor alle diensten (perceptie verschil stad/ocmw);
• overdracht verlofdagen naar volgend kalenderjaar;
• losse uren verhogen/verlof opneembaar in uren voor vaste roosters (schoonmaak, thuiszorg, TD);
• keuze vrije halve dag TD.

Opname verlof: afspraken op dienstniveau.

VORMING

• transparanter opleidingskader;
• gediversifieerder aanbod (BKO, thuiszorg);
• vraag naar vorming (schoonmaak);
• opleiding softwareprogramma’s.

Opmaak vormingsbeleid (Eeklo Academy) gekoppeld aan het onthaalbeleid.

WAARDERING

Opmaak attentiebeleid.

ONTWIKKELINGS-/CARRIEREMOGELIJKHEDEN

• blijvend inzetten op doorgroeimogelijkheden (mobiliteit/bevordering);
• carrièremogelijkheden beperkt (inherent aan lokaal bestuur);
• examens te moeilijk.

Duurzaam selecteren op competenties i.p.v. kennis en vaardigheden, talentmanagement.

Domein arbeidsomgeving

MOBILITEIT

• fietsenstallingen: afgesloten, overdekt, voor alle types fietsen, verlicht, waterdicht… (vraag van alle vestigingen);
• oplaadpunten elektrische fietsen, droogkamer;
• extra elektrische fietsen en auto’s;
• fietsleasing niet voor iedereen toegankelijk;
• veiligste i.p.v. kortste route voor fietsvergoeding;
• vergoeding woon-werkverkeer met auto (vraag vanuit enkele diensten).

Uitrol fietsenstalling in 2025-2026.

BINNEN- EN BUITENINFRASTRUCTUUR

• lawaai, verluchting, verlichting, temperatuur: => deze vragen worden permanent opgevolgd door gebouwenbeheer bv. akoestiek Sociaal Huis, temperatuur Jongerenhuis;
• zonnewering stadskantoor;
• vraag soep voor technisch assistenten tijdens wintermaanden (bij vriestemperaturen);
• liften stadskantoor en STIP werken meer niet dan wel (voor klanten);
• gebouw STIP voldoet niet meer aan de huidige normen;
• buiteninfrastructuur jongerenhuis en Zuiderzon.

Verder op inzetten in 2025.

SEDENTARISME

• enkel zit/stabureaus worden nog aangekocht;
• Vitali-tijd is back met aanbod sport, beweegscan => Eeklo = beweegbedrijf;
• ergonoom met ruggengraat on tour;
• catering gezonde voeding op locatie mogelijk;
• testpanel koffie.

ARBEIDSMIDDELEN

• uniform budget werkschoenen;
• herwerking huishoudelijke reglementen, flyer voor cliënt bij herzieningen - huisbezoeken met aandachtspunten – verlengstuk werd gemaakt door TD en wordt momenteel uitgetest.

Domein arbeidsrelaties

ONDERSTEUNING VAN DE LEIDINGGEVENDE

• ondersteuning leidinggevenden via traject – start najaar 2024;
• ondersteuning team door N+2 en/of externe partner.

APPRECIATIE

• sensibiliseren medewerkers (opruimen bureau, vaat …);
• rekening houden met de impact van beslissingen op de dienst;
• informele feedback!!!

VERBINDING

• inzetten op activiteiten op domeinniveau of domeinoverschrijdende activiteiten om verbinding te stimuleren  bv. klantendagen ondersteunende diensten, Mellon-activiteiten;
• samen successen vieren (bv. opening stadhuis cfr. Cultuurhuis).

In 2024 werd met de verantwoordelijken van alle diensten binnen interne organisatie (aankoop, communicatie, financiën, HRM,  ICT, organisatiebeheersing en secretariaat) een analyse gemaakt van de interne werking. Aan de hand van meerdere methodieken (o.a. HR-scan Poolhoogte, BBB …)  werd er zowel een globale analyse van de interne organisatie alsook een analyse van elke specifieke dienst (zie bovenstaande) uitgevoerd. Als uitgangspunt werd vertrokken vanuit de aanname dat de interne diensten als doel hebben om het werk van onze andere diensten te ondersteunen en te vereenvoudigen zodat deze diensten zich kunnen focussen op het leveren van de best mogelijke dienstverlening aan de burger.

Voor de globale analyse werd de methodiek van verbeelden gebruikt waarbij een sprong werd gemaakt naar 2030 met de opdracht: Stel je voor dat je in de toekomst met jouw organisatie in de prijzen valt tijdens een wedstrijd 'De meest gewaardeerde organisatie/lokaal bestuur in Vlaanderen'. Wat voor fantastische dingen zijn er dan allemaal te vertellen?  

Organisatiecultuur

• Een doorleefde missie en visie (+ manifest en waarden) van de organisatie: wat betekent dit concreet voor ons als medewerker, hoe zetten we dit om en vertalen we dit in de dagelijkse praktijk? Wat houdt klantgerichtheid in? Wat is ons DNA? Elke medewerker moet hiervan doordrongen worden.   
• Meer dienstoverschrijdend werken. Alle relevante diensten worden betrokken en zijn op de hoogte. De verantwoordelijke analyseert bij de opstart welke impact een project/actie heeft op de volledige organisatie en haar diensten. Door op voorhand stil te staan win je achteraf tijd.
• Open cultuur waar iedereen elkaar kan vertrouwen en medewerkers geëngageerd en veerkrachtig zijn. 
• Innovatief mogen denken. Durven een nieuwe technologie of toepassing uit te werken. Durven te springen. Iedere medewerker mag innovatief denken.
• Kennisdeling tussen de diensten stimuleren bv. interne klantendagen. 

Dienstverlening

• Sterk uitgebouwd dienstverleningsconcept en eerstelijnsbalie. 
• Blijvend inzetten op participatie. 

Personeel

• Degelijk onthaal voor nieuwe medewerkers. 
• Groei- en doorgroeimogelijkheden voor personeel. 
•  Stimuleren om medewerkers te laten uitgroeien tot experten.

Processen

• Alle interne processen zijn gedigitaliseerd. 

Doorstroom communicatie

• Een efficiënte doorstroming van informatie binnen de organisatie als gedeelde verantwoordelijkheid van alle diensten, op basis van afspraken en structuren.
• Een sterk en dynamisch intranet speelt daarbij een cruciale rol als intern communicatieplatform.

De methodiek bannen, behouden en bereiken werd gebruikt om mogelijke optimalisaties te benoemen en elke specifieke dienst van interne organisatie tegen het licht te houden.

Behouden: wat loopt er goed en willen we zeker niet kwijt?

Bereiken: wat missen we nog in onze werking?

Bannen: wat zijn we liever kwijt dan rijk?

Dienst aankoop

Prioriteiten voor de komende jaren:

• betrekken van de dienst aankoop voor advies bij de opstart van elk aankoopproces (evolutie van 95% naar 100%);
• blijvende vorming voor (nieuwe) collega’s;
• bij elke aankoop moet er kritisch vergeleken worden.

Optimalisaties:

• meer leren onderhandelen over een contract;
• bevoegdheden leidend ambtenaar verduidelijken;
• meer inzichtelijk maken van de verschillende mogelijkheden van aankoopprocedures;
• nog meer spreken over een echte samenwerking tussen interne klant en dienst aankoop;
• investeren in de evaluatie van leveranciers.

Communicatie

Prioriteiten voor de komende jaren:

• nieuw intranet implementeren;
• uitwerken van een intern en extern communicatieplan;
• uitwerken van een social media policy;
• optimaliseren kanalen in functie van citymarketing/communicatieplan (zoals nieuwe aanpak stadsmagazine);
• verdere implementatie van citymarketing en overgang naar citymaking;
• ondersteuning van alle diensten:
  • 1 aanspreekpunt per project = projectverantwoordelijke binnen dienst communicatie + ondersteuning grafisch vormgever + andere communicatiecollega’s;
  • workshops webredacteurs, huisstijl, beheerders social media (+ policy) …
  • stroomlijnen doorstroom via tools;
• nieuw college = nieuwe afsprakennota:
  • belang van positieve en kwalitatieve communicatie;
  • neutrale stadscommunicatie;
  • belang pers vs. eigen stadskanalen;
  • alle medewerkers ook op de hoogte van de afsprakennota;
• mandatarissen inlichten over de richtlijnen in deontologische code:
  • auteursrechten en copyright tekst en beeld;
  • stadscommunicatie vs. politieke communicatie.

Optimalisaties:

• aantrekkelijk nieuw intranet biedt mogelijkheden;
• de dienst communicatie meer betrekken in de (voorbereiding van de) besluitvorming;
• organiseren van interne workshops om medewerkers communicatievaardiger te maken.

Dienst financiën

Prioriteiten voor de komende jaren:

• belastingen
  • aanslagbiljetten versturen via de e-box /QR-code;
  • verdere digitalisering, bv. deurwaarder;
  • actualiseren van de reglementen met ingang van 2026;   

• retributies & andere uitgaande facturen:
  • processen in kaart brengen;
  • meer koppelingen met andere pakketten;
  • opschoon debiteurenbeheer;
• inkomende subsidies: actualiseren subsidies in Subsidiemanager;
• bestelaanvragen: verdere digitalisering;
• aankoopfacturen: verdere digitalisering;
• uitgaande toelagen: toelagereglementen updaten / uitschrijven;
• informatiedoorstroming verzekeringen optimaliseren.

Optimalisaties:

• vermijden van dubbel werk (bv. onnodig opmaken bestelbon bij gunning aankoop);
• beter zicht krijgen op de budgetten / duidelijkheid wie een budget beheert;
• subsidies: beter op voorhand afspraken maken wie wat moet doen.

Dienst HR

Prioriteiten voor de komende jaren: 

• cultuurontwikkeling;
• welzijn; 
• talent Loopbaanmanagement; 
• leiderschapsontwikkeling. 

Optimalisaties:

• less is more? Minder regels, maar meer kaders;
• meer beleid i.p.v. beheer;
• feedback is een instrument dat onderbenut wordt;  
• telewerk bestendigen, maar met duidelijkere afspraken; 
• resultaatgericht werken stimuleren. 

Dienst ICT

Prioriteiten voor de komende jaren:

• niet enkel reactief  handelen, maar ook proactieve aanpak van de dienst ICT op bv. het vlak van digitalisering processen via o.a. power app.
• afscheid nemen van het huidige mid office systeem en overstappen naar een alternatief, een CRM op maat van lokale bestuur;
• tijd en energie investeren in trends, bv. datagedreven bestuur;
• verder inzetten op outsourcing, o.a. op vlak van systeembeheer;
• uitwerken van kaders zoals welk kanaal gebruiken we voor welke informatie (Teams, onedrive, intranet, mid office)
• uitrol nieuwe telefooncentrale;
• investeren in projecten, zoals Mijn burgerprofiel.

Optimalisaties:

• stimuleren van efficiëntie in de opgezette teamskanalen;
• AI – opvolging van deze evolutie;
• delen van goede praktijkvoorbeelden in de organisatie;
• medewerkers meer digitaal maken;
• meer tijd maken voor beleid rond IT.

Organisatiebeheersing

Prioriteiten voor de komende jaren:

• processen duwen naar wie het nodig heeft:
  • bij indiensttreding of verschuiving;
  • bij elke gelegenheid;
  • jaarlijks om bij te sturen, PDCA;
•  processen als basis voor digitalisering:
  • herwerken flow met als doel alles in vraag te stellen;
  • herbekijken bij nieuwe digitale tools die zich aanbieden;
• nog meer inzetten op projectfiches als houvast voor elk project.

Optimalisaties:

• meer inzetten op kennismanagement voor nieuwe medewerkers of huidige medewerkers die nieuwe taken moeten opnemen;
• zichtbaarheid van processen verhogen in de organisatie;
• opvolgen verbeterplan audits;
• AI inzetten om een aanzet tot proces uit te schrijven;
• raadpleegbaar overzicht voor de volledige organisatie van de lopende projecten met status;
• presentatie / toelichting halfjaarrapport aan personeel.

Dienst secretariaat

Prioriteiten voor de komende jaren:

• nieuw dienstverleningsconcept uitwerken met als doel:
  • alle diensten mee krijgen in het verhaal;
  • interne klantgerichtheid leidt ook tot betere externe klantgerichtheid;
  • betere ondersteuning eerste lijn leidt tot een ontlasting van de tweede lijn;
  • belang van digitalisering;
• verdere digitalisering van inkomende en uitgaande post;
• samenwerking rond (bestuurlijke) handhaving bevorderen.

Optimalisaties:

• opmaak van een afsprakennota MAT-CBS en ook met gemeenteraad;
• meer inzetten op het intern ontsluiten van beslissingen college / vast bureau.