A-01.09.03 We blijven investeren in organisatiebeheersing en interne controle

Dagelijkse werking van de procesbeheerder om na audits de aanbevelingen ter harte te nemen en veranderingstrajecten op te zetten. Telkens wordt ook het belang van organisatiebeheersing onder de aandacht gebracht in de hele organisatie.

Stand van zaken

2022:

Wat betreft de aanbevelingen ten gevolgen van de audits, is er gestaag verder gewerkt aan de aanbevelingen. In het oog springen twee aanbevelingen:
•    monitoring en rapportering. Door de ingebruikname van de tool Pepperflow wordt dit vanaf het halfjaarrapport in september 2022 voor het eerst uitgerold.
•    verhogen van de digitale maturiteit van de medewerkers: het project E365 wordt uitgerold naar de medewerkers. Er wordt intensief ingezet om alle collega's mee te krijgen, het projectteam is ter beschikking, we werken met sponsors en ambassadeurs, er worden instructiefilmpjes gemaakt op maat van het bestuur. Die diensten worden begeleid om al de tools te leren inzetten ter optimalisatie van hun werking en processen. Binnen het project E365 worden de ambassadeurs bevraagd om de noden aan training van elk team in kaart te brengen.  Ook wordt gevraagd of de uitbouw van een servicedesk via Topdesk een meerwaarde kan betekenen voor de interne en externe klantvragen.  Dit in het voorbereiding van het project uitbouw servicedesk dat begin 2023 van start gaat. 

Het project zelfevaluatie heeft de volledige cyclus doorlopen: organisatiestructuur, HRM, organisatiecultuur, ICT, informatie & communicatie, financieel management, facilitair management, doelstellingen & procesmanagement, organisatiebeheersing, belanghebbendenmanagement en monitoring. De verbeterpunten zijn verzameld en aan een ranking onderworpen.  Deze lijst werd voorgelegd aan het MAT. Daarna werden de 12 hoogst gequoteerde punten in een actieplan gegoten en voorgelegd aan het plaatselijk auditcomité (PAC)  en het MAT.  Deze verbeterpunten worden verdeeld binnen de organisatie en opgevolgd door de actieverantwoordelijke en het PAC. Het hoogst gequoteerde verbeterpunt is kennismanagement. Dit resulteert in een project dat de actieverantwoordelijke zal trekken, eveneens vanaf begin 2023.  

Op 25 mei werd het jaarverslag en jaaractieplan voorgelegd aan het plaatselijk auditcomité. Tijdens de gemeenteraad/OCMW-raad van juni werden deze punten goedgekeurd.

Financiële tabel 2022