A-01.09.02 We voeren aanbevelingen en verbetervoorstellen uit voor onze eigen ondersteunende processen

Onze ondersteunende diensten behandelen dagelijks talrijke klantvragen, ook de burgergerichte diensten doen dit, voor de externe klant. We beschikken over een tool die daarvoor heel erg geschikt is: Topdesk. Momenteel onderbenutten we deze tool schromelijk. We willen Topdesk zo inrichten opdat deze klantvragen snel en accuraat kunnen worden beantwoord.

Stand van zaken - indicator

Stand van zaken

1ste helft 2024: Wat toegangsbeheer betreft, daarin zijn stappen gezet. Er is een flow opgemaakt in Power Automate waarbinnen we de aanvragentoegang efficiënter kunnen maken. Deze wordt tijdens de zomer getest. Power Automate is een tool van Microsoft, meegeleverd met de andere toepassingen, dus helemaal niet duur. De medewerkers van ICT werken er graag mee omdat het intuïtief is en relatief gemakkelijk werkt. 
Er zijn nu meerdere lokale beheerders in de beheerderstool van de Vlaamse en federale overheid. Een van de beheerders is de stafmedewerker procesbeheer. Zij zet systematische controles op, zodat bij uitdiensttreding of interne verschuiving geen toegangen blijven bestaan. Zij houdt eveneens een lijst bij van wie tot welke toepassing toegang heeft.
Wat de toegangen aangaat die door andere beheerders worden aangemaakt - dat zijn meestal tools die aangeleverd worden door leveranciers - vraagt de stafmedewerker procesbeheer ter controle regelmatig lijsten op. Ook om daar geen onnodige toegangen te laten bestaan, deze zijn immers meestal betalend. 

Wat de servicedesk personeelsdienst betreft, bestaat er nog onzekerheid of Topdesk de geschikte tool is voor de digitalisering van deze processen. Dit wordt bekeken van zodra de dienst volledig bezet is. De procesbeheerder stelde voor om de aanvragen voor de preventieadviseur eveneens te digitaliseren. Toch zal voor de aanvraag vormingen niet gewacht worden. Dit proces verloopt nu via mail en is omslachtig. De collega's van ICT geven momenteel deze flow vorm in Power Automate. Ook de processen in- en uitdiensttreding zijn daarin ondertussen uitgebouwd en kunnen bijna getest worden.

De servicedesk communicatie: de sjablonen zijn gecreëerd, echter was er tijdens de eerste jaarhelft van 2024 geen tijd om ze in gebruik te nemen wegens de citymarketingactiviteiten. 

In de maanden mei/juni vond een interne audit voorraadbeheer plaats in ons bestuur door Audio. Een tiental voorraden werd onder de loep genomen. We verwachten heel wat aanbevelingen die ons kunnen helpen om deze processen op punt te zetten.

Status

Financiële tabel 2024