Onze ondersteunende diensten behandelen dagelijks talrijke klantvragen, ook de burgergerichte diensten doen dit, voor de externe klant. We beschikken over een tool die daarvoor heel erg geschikt is: Topdesk. Momenteel onderbenutten we deze tool schromelijk. We willen Topdesk zo inrichten opdat deze klantvragen snel en accuraat kunnen worden beantwoord.

Stand van zaken - indicator

Stand van zaken

2025:

Uitbouw midofficepakket

De processen postregistratie en notulering werden binnen de nieuwe tool LB365 voorbereid en uitgebouwd. Medewerkers van de dienst secretariaat boden de medewerkers training aan en ze maakten ook de nodige handleidingen op. Er wordt ook nagedacht om andere processen uit te bouwen in deze tool. 

Digitalisering

De eerste editie van de evaluatie van de leveranciers leverde geen quoteringen op onder de 70%. Daaruit blijkt dat de tevredenheid over de samenwerkingen voldoende is. Bijgevolg zetten we hierin geen verdere stappen. 

De medewerkers die ouderschapsverlof of een andere vorm van thematische verloven willen aanvragen, kunnen dit momenteel doen binnen een digitaal platform, aangemaakt binnen een power app. Dit maakt de doorlooptijd korter. De aanvragen komen nu allemaal via een tool binnen en dat werkt efficiëntie in de hand.

Interne audit

Opvolging audit voorraadbeheer
Tijdens het najaar 2025 werd een van de processen bijgestuurd en geoptimaliseerd, namelijk ontvangst van goederen. De nieuwe manier van werken zorgt ervoor dat de risico's van verlies of vervreemding aangepakt worden. 

De volgende stap is het magazijn opruimen, ruimte per ruimte. 

De zorg voor de kunstwerken die in het bezit zijn van het lokaal bestuur wordt ook meegenomen.

Audit samenwerkingsverbanden

Op 13/10/2025 startte de audit samenwerkingsverbanden. De afsluitende vergadering gaf aan dat er verschillende verbeterpunten gecapteerd werden. 

Generatieve AI

Het lokaal bestuur Eeklo omarmt de mogelijkheden van generatieve AI en stippelde een heel traject hiervoor uit. De richtlijnen AI van Vlaanderen werden lichtjes aangepast, goedgekeurd door het college/vast bureau en ter kennis voorgelegd op het vakbondsoverleg. De richtlijnen werden ondertussen in quasi alle teams voorgesteld. Er werd uitgelegd wat wel en niet mag. Bijkomend zal er op korte termijn een beginnerstraining door het diensthoofd ICT worden georganiseerd voor geïnteresseerde medewerkers. Daarnaast zullen we via Diverscity een doorgedreven workshop voor superusers organiseren, die fors goedkoper is door een toegekende subsidiëring. Deze training is voor een kleinere groep kandidaten die als superuser aanspreekpunten zullen zijn voor AI binnen het bestuur.

Status

Financiële tabel 2025