Omschrijving

De stad maakte in samenspraak met adviesraden en de gemeenteraad een gemeentelijk participatiereglement op waarin duidelijk geformuleerd is welke houding de stad aanneemt t.o.v. participatie. Op basis van dit reglement werd een participatiematrix opgemaakt. De interne participatiepool maakt een halfjaarlijks actieprogramma rond participatie op. We werken in 2025 aan een nieuw traject rond Eigentijdse participatie.

Stand van zaken - indicator

Stand van zaken

2025:

De interne participatiepool komt elke maand samen om ideeën en projecten uit te wisselen en te leren van elkaar. 
Vanuit diverse diensten werden participatieve trajecten uitgewerkt. In de tweede helft van 2025 concentreerden we ons vooral op een heroriëntering van de adviesraden richting E-teams en de begeleiding van de betrokken medewerkers daarin. Daarnaast experimenteerden we met atelierwerking.

In onze projectfiche die via Pepperflow wordt opgemaakt, is een luik rond geplande participatie opgenomen, met aandacht voor de vijf treden van de participatieladder.

We liepen in 2025 een traject om een vernieuwde eigentijdse participatie op poten te zetten: vooronderzoek, overlegmomenten ambtelijk - politiek - adviesraden gecombineerd met 'lessons learned' om te komen tot een voorstel van veranderingstraject met volgende uitgangspunten:

• we creëren een waaier aan mogelijkheden tot engagement:
  
  • eenmalige participatie / langdurig traject;
    
  • beperkte groep / ruime consultatie;

• een diverse maatschappij vraagt diverse manieren om te participeren;
  
• aan de slag:
  
  • behoud van een stabiele kern (organisatievorm);
    
  • diversiteit van werkvormen:
    
    • uitbreken: naar mensen toe werken;
      
    • lage drempels.

Uiteindelijk werden in de gemeenteraad van juni 2025 de krachtlijnen goedgekeurd:

• brede participatie als basis;
• een vaste organisatievorm: E-teams - kleine, vaste teams geëngageerde inwoners (4 tot 10 personen) die strategisch beleidsadvies geven rond specifieke thema’s;
• palet vrij te kiezen werkvormen om drempel tot participatie te verlagen: thema-atelier, buurtatelier, werkatelier, BuurtUur;
• participatie herleiden tot essentie, dus loskoppelen van subsidiëring.

In de zomer en najaar startten we het veranderingstraject op, samen met de diverse adviesorganen en interne medewerkers om tegen 31/08/2026 volledig het traject doorlopen te hebben. De adviesorganen werden 1 voor 1 bezocht voor een toelichting over het vernieuwde participatietraject. 

Volgende activiteiten rond participatie stonden in 2025 op de agenda:

Trede 1 (INFORMEREN): 26 (dit is het aantal kanalen dat we gebruiken, niet het aantal keer dat dit verspreid wordt)

• interne nieuwsbrief voor medewerkers thuiszorg;
• digitale nieuwsbrief vanuit stad algemeen, Cultuurhuis, bib, KA!, mobiliteit, ondernemen, senioren (telt voor 7): in 2025 werden 146 verschillende nieuwsbrieven verstuurd. Dit gaat in totaal om 218.409 nieuwsbrieven, waarvan 53,9% zijn geopend. De nieuwsbrief van de bib wordt via een ander platform verspreid. Daar gaat het om een maandelijkse nieuwsbrief aan gemiddeld ong. 1.650 abonnees;
• bewonersbrieven: 22 bewonersbrieven vanuit de stad/AWV/Riopact;
• bedeling maandkalender Buurthuis Kom.erbij in ruime buurt;
• bedeling maandkalender Buurthuis 't Roze Blommeke in Crielkens; 
• dienst thuiszorg is maandelijks aanwezig in buurthuis Kom.erbij op de tweede donderdag van de maand;
• dienst thuiszorg is om de twee maanden aanwezig in het LDC op de derde donderdag van de maand Tête à tête;
• Eikenblad - stadsmagazine (4 edities);
• er zijn in 2025 151 persberichten verspreid;
• er zijn in 2025 4 personeelsgazetten verspreid;
• interne mails naar leidinggevenden, algemene groep ...;
• intranet (wordt vernieuwd in de loop van 2026);
• week van de opvoeding: BKO deed een speelparcours met aansluitend infomoment rond de werking van de opvang;
• 24/01/2025: terugkoppeling resultaten leeftijdsvriendelijkheidsscan aan deelnemers en interne diensten; 
• 11/02/2025: infoavond en aansluitend infomarkt rond de herinrichting van de Markt (100-tal aanwezigen);
• 15/03/2025: openwervendag archeologische site Markt (ca. 250 aanwezigen);
• 18/03/2025 en 14/10/2025: infomoment 70-, 75- en 80-jarigen in LDC;
• 27/04/2025: opening Buurthuis Kom.erbij;
• 27/05/2025: omwonenden van site Oud Zwembad informeren over de verkoop van de site (30-tal aanwezigen);
• 06/06/2025: voorstelling resultaten Jongerencheck;
• 20/06/2025: infomarkt voor mantelzorgers;
• 25/11/2025: rondleiding archeologische site Markt voor scholen;
• 26/11/2025: rondleiding archeologische site Markt voor inwoners;
• infomoment in december voor de klanten van de Dienstenchequeonderneming (DCO) i.v.m. overschakeling naar digitaal bestellen cheques;
• aanwezigheid thuiszorgdienst op jaarmarkt en op dag van de stad met een standje.

Trede 2 (RAADPLEGEN): 16

• 17/03/2025 en 13/10/2025: centrumbabbels in LDC Zonneheem met vrijwilligers, bezoekers en partners zoals Wijkcentrum De Kring, Sportclub Boezjeern, PC Sint Jan … Tijdens de centrumbabbel worden het aanbod, gastvrijheid, werking … besproken naargelang de vragen van de aanwezigen;
• participatiemoment i.v.m. invulling Zonneheemse Feesten;
• 'Bar Toope' op 16/01/2025 met als onderwerp 'Goeie buren, leuke buurten' en op 23/10/2025 met als onderwerp 'Generaties aan zet' (in school GO De Tandem). De sessies werden mee begeleid door het Agentschap Integratie en Inburgering;
• DOE-meter: bevraging inzake vrijwilligerswerking november 2024-maart 2025;
• Jongerencheck (in samenwerking met Meetjesman): door in samenspraak met jongeren via een breed opgezet en herhaald bevragingsinstrument hun leefwereld, zorgen en ideeën systematisch in kaart te brengen, vertaalt de Jongerencheck de intentie uit het participatiereglement naar een tastbaar en herhaalbaar participatieproces. Zo functioneert de Jongerencheck als een structureel instrument om de stem van jongeren op een transparante en georganiseerde wijze te verzamelen, te vertalen en mee te nemen in beleidsbeslissingen. Hiermee versterkt ze niet alleen de betrokkenheid van jongeren, maar ook de effectiviteit en legitimiteit van het lokaal jeugdbeleid. Meer dan 4.000 jongeren uit de regio, jonge inwoners en/of scholieren, lieten hun stem horen, waaronder 737 uit Eeklo. Het was de grootste jongerenbevraging ooit in de regio. Hun antwoorden vormen de basis voor de Jongerencheck: een krachtig beleidsinstrument ontwikkeld door Meetjesman, samen met 9 steden/gemeenten en dankzij 11 betrokken middelbare scholen, die ruimte maakten tijdens lestijden. Door deze unieke samenwerking werd een breed en divers jongerenpubliek bereikt, met input van jongeren uit verschillende gemeenten, onderwijsrichtingen en achtergronden. De voornaamste bevindingen uit deze Jongerencheck staan verspreid in dit jaarrapport, gekoppeld aan de betrokken acties: A-01.01.01, A-02.01.01, A-02.04.02, A-04.03.01, A-07.05.02 en A-09.02.03. Het is opvallend dat bijna 43% van de Meetjeslandse jongeren geen behoefte heeft om zijn/haar mening te laten horen. Wie dit wel wil doen, doet dit het liefst via school/Smartschool (20%) of per mail (14% ). Alle info op https://www.meetjesman.be/jongerencheck.html;
• deelname aan de zwembadbevraging;
• onlinebevraging van leners regiobib Meetjesland om de drempelvrije bib te evalueren (15/04/2025 tot 30/06/2025);
• bevraging (zowel digitaal als schriftelijk) rond alcoholbeleid bij de vrijwilligers van het LDC op 24/06/2025;
• brainstorm met partners en betrokken buurtbewoners voor opstart Buurthuis Kom.erbij in Sint-Jozef;
• eerste evaluatie Buurthuis Kom.erbij;
• via een QR-code op de bartafels in het Cultuurcafé kon je een snelle enquête invullen na het bezoek aan één van de voorstellingen. Er werd gepolst naar leeftijd, kwaliteit van de voorstelling, feedback over de voorstelling, interesses, de waarschijnlijkheid dat de bezoeker nog eens terugkeert;
• begin oktober zond de Kunstacademie een zorgbevraging uit naar leerlingen (+18j) of ouders van leerlingen jonger dan 18 jaar met de bedoeling om de zorgvragen in kaart te brengen en om aanpassingen te kunnen doen in functie hiervan. Er kwamen verschillende zorgvragen binnen waar we d.m.v. kleine aanpassingen iets aan konden veranderen. Elke leerling die een bepaalde zorgvraag had, kreeg een mail met persoonlijke feedback;
• in september en oktober voerde Wijkcentrum de Kring een gastvrijheidsscan uit in LDC Zonneheem in het kader van het toekennen van het label ‘Gastvrije organisatie’, dat ondertussen behaald is. De scan bestond uit interviews met bezoekers, vrijwilligers en medewerkers en een bevraging bij de bezoekers over hun ervaringen met het LDC. Uit deze scan kwam een aantal aanbevelingen:
  • het aanbieden van gratis kraantjeswater in de cafetaria;
  • een gastvrijheidsambassadeur aanduiden;
  • warm onthaal voor nieuwe bezoekers.

Al deze aanbevelingen zijn omgezet in acties. Er is kraantjeswater beschikbaar in de cafetaria. Een van de medewerkers is Ambassadeur van de gastvrijheid en elke nieuwe bezoeker krijgt op vraag een rondleiding in het LDC. (Nieuwe) Bezoekers kunnen vooraf ook telefonisch contact opnemen, vb. wanneer ze voor het eerst willen deelnemen aan de rummikub. We stellen hen dan voor aan een van de deelnemers die hen mee op sleeptouw neemt. Zo willen we de drempel verlagen voor nieuwkomers;

• Jaarlijks worden de klanten van de thuiszorg bezocht in het kader van herziening. Hier wordt steeds een tevredenheidsmeting aan gekoppeld.

Trede 3 (ADVISEREN): 11

= aantal adviezen vanuit adviesraden.

In 2025 waren er 11 adviezen: 4 van de ARC (Jeneverhuis, foto's ereburgemeesters, Eekloverdag en straatnaam), 2 van de sportraad (retributiereglement en subsidies/erkenningen verenigingen), 1 van de raad van bestuur bib/CH Herbakker (Jeneverhuis), 2 van de jeugdraad (advies speelplein animatorenattest en Lange Moeiakker), 1 van het voorzittersoverleg (Eigentijdse participatie) en 1 vanuit het E-team Kinderopvang & Activiteiten over de BOA-visie/erkenningskader.

Tijdens de inforonde i.v.m. de omvorming van adviesraden tot E-teams kregen we ook insteken van alle adviesorganen.

Trede 4 (CO-CREATIE): 34

• Artist in Residence in Cultuurhuis Herbakker (meer info bij A-07.02.02);
• jongeren (16+ en -26) worden via BRAAKLAND betrokken bij de werking: middels een inleiding, een gesprek met de maker, een nagesprek worden voorstellingen toegankelijker gemaakt (zie ook actie A-07.02.02);
• jongeren van BRAAKLAND gaan voor het eerst mee op prospectie en worden betrokken bij het selecteren van voorstellingen en tips naar volgend seizoen. Ze tippen voorstellingen in onze seizoensbrochure.
• 26/01/2025: nieuwjaarsdrink in Sint-Jozef: 1ste rondleiding in toekomstig Buurthuis + suggesties geven qua aanbod en naam;
• op 12/02/2025 werden voor de eerste keer leerkrachten van secundaire scholen uitgenodigd in Cultuurhuis Herbakker om na te denken over het nieuwe scholenaanbod voor 2025-2026. Hun suggesties en verzuchtingen werden meegenomen in het vormgeven van de scholenprogrammatie;
• 19/05/2025: startoverleg met de vrijwilligers van de cafetaria over het alcoholbeleid in het LDC;
• 24/05/2025: Archeologiedag Markt - inwoners konden mee helpen om de archeologische vondsten schoon te maken (60 aanwezigen);
• Dag van de Buren 2025 in 65 straten;
• 22/06/2025: Galgenbosfeest;
• 12/09/2025: ouderavond in BKO @bij;
• 06/10/2025: buurtatelier gerealiseerde woonuitbreidingsgebieden;
• 07/10/2025: thema-ateliers binnen de jeugdraad;
• 20/10/2025: thema-atelier rond het erkenningskader BOA; 
• 20/11/2025: thema-atelier verenigingen;
• participatietraject rond de herinrichting van de begraafplaats: werking via een kerngroep en diverse themawerkgroepen;
• participatietraject rond de ontharding en herinrichting van de Melkerij;
• project Straatambassadeurs: Straatambassadeurs zijn de ogen, oren en lijm van de buurt. Ze zijn herkenbaar aan hun hesje/pet en affiche aan het raam. Straatambassadeurs zijn de brug tussen inwoners, de senioren- en buurtzorgconsulent, stadsdiensten en beleid;
• traject volkstuinen in Hartwijk;
• Buurtsoepés: 30: Sint-Jozef/Wilgenpark - Buurthuis Kom.erbij (11), Wijk Crielkens-'t Roze Blommeke (12), Zonnepark (3) en Canadaplein (4);
• werkgroep LGBTQI+ op de scholen;
• ouderraad MOK (Meedenkende Ouders Kinderopvang) voor uitwisseling over bezorgdheden en voorstelling van beleidsaanpassingen i.v.m. de BKO-werking;
• inspraak in planning van inzet op activiteiten door vrijwilligers van LDC Zonneheem;
• HOUSE onderzoek (onderzoek naar innovatie in wonen van ouderen en subjectief welbevinden);
• uitbouw Lokaal Signaal i.s.m. VVSG: platform om signalen vanuit het werkveld door te geven aan de stad en het eerstelijnsnetwerk van lokale sociale organisaties. Samen worden deze signalen verzameld en gebundeld, en zo dragen ze bij aan een beter onderbouwd lokaal sociaal beleid. De proefperiode startte op 01/09/2025;
• opstart kunstenparticipatief project: oproep werd gelanceerd, jury stelde een shortlist samen op basis van 30 inzendingen, de shortlist werd voorgelegd aan de Adviesraad voor Cultuur om een definitieve keuze te maken. De uitvoering van het project gebeurde in september 2025 en kreeg de naam GRONDWERKEN; 
• betrekken van jongeren bij het kiezen van een nieuw speelelement in Galgenakker: een kapot speeltoestel vervangen door een nieuw element dat via een participatieve aanpak gekozen werd. De wijkoutreacher ging actief de straat op om kinderen en jongeren rechtstreeks te bevragen over hun wensen en ideeën voor het nieuwe speeltoestel. Op deze manier kregen de jongeren zelf inspraak in het vormgeven van hun speelomgeving, in plaats van dat volwassenen voor hen beslissingen nemen. Dit proces versterkte niet alleen het eigenaarschap van de jongeren, maar zorgde er ook voor dat het nieuwe speelelement beter aansluit bij hun behoeften en voorkeuren.
• tijdens het najaar 2025 was er een traject met de Zonneheemvrijwilligers, VAD en de stafmedewerker gezondheid om een alcoholbeleid voor het LDC uit te werken. Hiermee willen we bezoekers informeren over de invloed van alcoholgebruik op de gezondheid, gevaren zoals verhoogd risico op valaccidenten, wisselwerking met medicatie … problematisch alcohol gebruik registreren en hierover in gesprek gaan met bezoekers, overmatig alcoholgebruik begrenzen … ;
• met de mobiele container ‘De Wagon’ trok OverKop naar scholen om in gesprek te gaan over wat jongeren goed vinden op school en wat volgens hen beter kan. Dit vormde tevens een eerste aanzet richting de terugkomdag ‘Een toekomst voor elke jongere’. Op verschillende vindplaatsen bevroegen we jongeren actief over de plaatsing, inrichting en het activiteitenaanbod van de mobiele container. Hun input leidde onder meer tot een concreet graffitiproject in de zomer en de aankoop van nieuw materiaal;
• via een ideeënbus en informele gesprekken verzamelen we doorlopend voorstellen rond activiteiten, inrichting en de werking van het OverKop-huis. Deze insteken vormen een belangrijke basis voor de verdere uitbouw van de werking, de invulling van eetmomenten en programmatie;
• ook de inrichting van de lokalen binnen de OverKop-ruimte kreeg samen met jongeren vorm. Naast het verzamelen van ideeën werden reeds eerste concrete aanpassingen gerealiseerd om de ruimtes gezelliger en meer eigen te maken;
• voor het studentenfestival Trap’t Af bevroegen we jongeren rond artiesten- en activiteitenaanbod. Hoewel niet alle suggesties programmatorisch haalbaar waren, werd rekening gehouden met hun muzieksmaak en voorkeuren voor randactiviteiten;
• OverKop speelde met diverse groepen een stellingenspel over de maatschappij, met als doel dialoog te stimuleren en kritische meningsvorming te versterken;
• initiatieven zoals de Koplopers (participatiegroep OverKop) en de boekenclub werden samen met jongeren vormgegeven. In het voorjaar van 2026 gaan we hier verder concreet mee aan de slag;
• bevraging van de buurt voor de naam van het buurthuis in Zonnepark ('t Zonnehuisje).

Trede 5 (MEEBESLISSEN): 7
Burgerbudget Meemakers9900 - 2023: 5 projecten kregen een burgerbudget. Buurtvonken werd verlengd en liep tot begin 2025 (= 1).

Burgerbudget Meemakers9900 - 2024: zes projecten kregen een burgerbudget. De arrangeerbib van Woonmee kreeg uitstel en wordt in 2025 uitgewerkt (= 1). 

Burgerbudget Meemakers9900 - 2025 werd opgestart in september 2024 (zie aparte actie A-01.03.01). De beoordeling (inclusief stemming via ikdoemee.eeklo.be) werd afgerond in maart 2025. Zes projecten kregen een goedkeuring en konden hun voorbereiding starten. 1 project haakte af omdat ze het niet zagen zitten om zelf dingen te realiseren. (= 5) 

Status

Financiële tabel 2025