Onze ondersteunende diensten behandelen dagelijks talrijke klantvragen, ook de burgergerichte diensten doen dit, voor de externe klant. We beschikken over een tool die daarvoor heel erg geschikt is: Topdesk. Momenteel onderbenutten we deze tool schromelijk.
We willen Topdesk zo inrichten opdat deze klantvragen snel en accuraat kunnen worden beantwoord.

Stand van zaken - indicator

Stand van zaken

1ste helft 2025:

Keuze midofficepakket

We stoppen het contract met BCT (Corsa) en sluiten aan bij het consortium LB365. 

Alle leden van het projectteam lieten zich in maart inspireren tijdens een sessie georganiseerd door gemeentebestuur Aalter, die aan de wieg van het consortium staat.

Het projectteam zet op dit moment de voorbereidingen op om dit jaar de processen postregistratie en notulering uit te bouwen in LB365, alsook de export voor te bereiden van Corsa, Ibabs en E-post. Een van de medewerkers van de werkgroep gaat langs bij alle teams om elke collega PC-gebruiker op de hoogte te brengen. Het projectteam komt tweewekelijks samen om de voortgang van het project te monitoren.

Digitalisering

De eerste editie van de evaluatie van leveranciers werd opgestart in Power Automate. Voorheen gebeurde dat in een Excel. De flow die werd uitgewerkt stuurt via mail een uitnodiging om een bevraging in te vullen. De resultaten komen ook binnen in een Excel, maar het feit dat er een effectieve uitnodiging komt, werkt beter en vlotter.

De evaluatie gebeurde voor leveranciers van wie de jaarlijkse factuur hoger is dan € 30.000. De leidend ambtenaar evalueert met het team de samenwerking/leveringen op deze zeven criteria:

• voortraject levering;
• ondersteuning / service;
• gedrag en houding; 
• kwaliteit van het afgeleverde product;
• veiligheid;
• communicatie en vertegenwoordiging;
• correctheid facturen en andere administratieve verplichtingen.

Deze bevraging werd begin juni gelanceerd in een tool Power Automate. De stafmedewerker bekijkt samen met de leidend ambtenaar of er naar de leverancier toe actie moet worden ondernomen in het geval het tevredenheidspercentage lager is dan 70%.

Interne audit

Opvolging audit voorraadbeheer
Om een degelijk voorraadbeheer op te zetten, gingen we benchmarken bij de lokale besturen Maldegem en Destelbergen. Destelbergen gebruikt Fieldservice, een onderdeel van Microsoft Dynamics 365. In deze tool bouwen zij hun magazijnbeheer uit en worden hun meldingen behandeld. Dit is een zeer degelijke manier van werken. In de toekomst wil het stadsbestuur Eeklo het voorraadbeheer op een dergelijke manier uitbouwen. De focus ligt op dit moment op het opruimen en organiseren van het magazijn. Daarover vond in juni al een overleg binnen de werkgroep magazijnbeheer plaats.

Generatieve AI

Het lokaal bestuur Eeklo omarmt de mogelijkheden van generatieve AI en stippelde een heel traject hiervoor uit. De richtlijnen AI van Vlaanderen werden lichtjes aangepast, goedgekeurd door het college/vast bureau en ter kennis voorgelegd op het vakbondsoverleg. De richtlijnen werden ondertussen in quasi alle teams voorgesteld. Er werd uitgelegd wat wel en niet mag. Bijkomend zal er op korte termijn een beginnerstraining door het diensthoofd ICT worden georganiseerd voor geïnteresseerde medewerkers. Daarnaast zullen we via Diverscity een doorgedreven workshop voor superusers organiseren, die fors goedkoper is door een toegekende subsidiëring. Deze training is voor een kleinere groep kandidaten die als superuser aanspreekpunten zullen zijn voor AI binnen het bestuur.

Status

Financiële tabel 2025